Wir fokussieren derzeit unser Leben und die Arbeit auf die eigenen vier Wände. Wo vorher vielleicht ein „Home-Office-Dürfen“ war, ist jetzt vermehrt ein „Home-Office-Müssen“. Die technischen Herausforderungen sind dabei oftmals noch die kleineren. Video-Konferenzen sind deshalb eine einfache Lösung.

Corona verlangt uns viel ab. Und das wird noch einige Zeit so bleiben. Wir müssen unsere Verhaltensweisen ändern, wir müssen uns öffnen für neue Wege und Möglichkeiten, unser Leben zu gestalten. Die Apelle sind eindringlich: Hände waschen, zu Hause bleiben. Doch die Arbeit geht ja weiter. Die Projekte der vielen Organisationen laufen weiter – und benötigen einfach auch die Ressourcen: personell und finanziell.

Planung am Küchentisch

Die Arbeit von zu Hause – oder wie es so oft auch heißt: remote arbeiten – ist für einige von uns Fundraising- und Kommunikationsmenschen nicht neu. Gehört das Sofa doch auch immer mal mit zum erweiterten Büro daheim. Für viele von uns ist es allerdings komplett neu, auf dem Sofa oder am Küchentisch das nächste Mailing oder die Telefonkampagne zu planen, mit Großspendern zu telefonieren oder an Team-Sitzungen teilzunehmen.

Neben viel mehr Telefonaten, die wir jetzt machen, um im Kontakt zu bleiben mit Kollegen und Spendern, gehören jetzt (endlich!) auch viel öfter Video-Besprechungen zu unserem Alltag. Ich nutze hierfür sehr gerne die Software „Zoom“ – wie viele andere auch. Zoom ist ähnlich wie Skype, läuft nur stabiler und bedarf keiner Registrierung für die Teilnehmenden. Es bietet weitere Vorteile, die für meinen Büro-Alltag sehr vorteilhaft sind.

Smartes Termin-Management

So können sich Menschen beispielsweise in meinem interaktiven Kalender einen Termin aussuchen. Calendly ist mit meinem Google-Kalender verbunden und „weiß“ daher, wann ich freie Termine habe. Nach Bestätigung des Termins erhält die Person automatisch eine E-Mail, in der bereits ein Zoom-Link zum Besprechungsraum angegeben ist. Zum verabredeten Zeitpunkt gehen wir dann beide online in den gemeinsamen virtuellen Raum, indem wir einfach den Link anklicken und sind dadurch verbunden, können uns sehen und hören.

Für Menschen, die bisher eher wenig Erfahrung mit Video-Calls haben, bedarf es vielleicht hier und da eines Support-Tipps, damit sie erstmalig Zoom auch mit Ton und Bild zum Laufen bekommen. Ist diese Hürde genommen, steht der Besprechung nichts mehr im Weg.

Konferenz-Schaltungen

Spannend wird es mit Video-Besprechungen, wenn sich mehrere Menschen austauschen wollen. Vorweg: Das ist problemlos möglich, doch es bedarf einiger Spielregeln – siehe dazu meine Tipps weiter unten. Konferenz-Schaltungen mit Zoom sind mit vielen Menschen möglich, sofern der Initiator des Zoom-Raumes ein kostenpflichtiges Abo nutzt (in der kostenlosen Version sind Calls mit mehr als zwei Personen auf 40 Minuten begrenzt). Und sie können wunderbar funktionieren!

Vorletzte Woche hatte ich eine gut 3-stündige (!) Video-Konferenz mit dem Aufsichtsrat und Vorstand einer NPO; wir waren sieben Personen. Die meisten Teilnehmenden gehörten vom Alter her der Corona-Risikogruppe an. Das Durchschnittsalter lag bei etwa 65 Jahren. Nach vorgängigen Tests und Erklärungen, wie „das alles“ funktioniert, klappte es wunderbar.

Spontaner Austausch

Spontan entschloss ich mich am Tag darauf, zu einem virtuellen Fundraising-Austausch einzuladen. Über 20 Fundraiser folgten der Einladung. Wir tauschten uns über die derzeitigen Herausforderungen aus, hörten Erfahrungsberichte über Mailing- oder Telefon-Aktionen. Darüber hinaus begrüßten die Kollegen den informellen Austausch und dass wir uns auch Mut und Optimismus zusprechen konnten. Beim Folgetermin in der darauf folgenden Woche waren wir rund 40 Kollegen – Fortsetzung folgt! Wer mit dabei sein möchte, einfach in meinen E-Mail-Verteiler eintragen! Ich sende den nächsten Termin dann zu.

Die letzten Wochen waren bei vielen von uns auch geprägt von Terminabsagen oder -verschiebungen. Doch immer stärker werden jetzt virtuelle Alternativen angedacht – und durchgeführt –, wo vorher vielleicht noch zu starke (gedankliche) Hürden waren. Seien es Vorstandssitzungen, Tagesseminare oder eben die spontanen Gespräche zwischendurch, in der Küche oder auf dem Flur – jetzt eben virtuell vom Sofa aus.

Das Beste aus der Situation machen

Das Major Giving Institute führt gerade Kurs 9 der Weiterbildung „Großspenden-Fundraiser*in“ durch. Eine Qualifizierung, die sehr stark auf persönlichen Austausch und das Miteinander angewiesen ist. Auch wir haben überlegt, wie wir das Beste aus der Situation machen können. So findet Block 2 nun in verkürzter und virtueller Form statt, an zwei Tagen anstatt drei. Es gibt Impulse, Möglichkeiten zum Austausch unter den Teilnehmenden, Gast-Referenten. Doch klar, nicht alle Inhalte können ins Digitale übertragen werden. Aber auch ich hätte vor wenigen Wochen noch nicht gedacht, dass wir uns alle auch auf solche Alternativen einlassen würden.

Bleibt dennoch zu hoffen, dass wir uns bald wieder alle richtig begegnen können, eben nicht nur online, sondern so richtig schön offline …

„Spielregeln“ für gute Videokonferenzen

Um auch mit kleinen oder größeren Gruppen erfolgreich Videokonferenzen durchführen zu können, sollten sich alle Teilnehmenden an ein paar Spielregeln halten, wie zum Beispiel:

  • Moderator bestimmen
  • Mikrofon generell stumm schalten, nur beim Sprechen anmachen
  • Für gutes Kamerabild sorgen
  • Redebeiträge per digitalem Handzeichen anzeigen
  • Zuhören, ausreden lassen, erst dann sprechen
  • Redebeiträge auf das Wesentliche fokussieren
  • Chat nutzen für Fragen zwischendurch

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Dieser Text ist zuerst erschienen beim Fundraiser Magazin Online: https://web.fundraiser-magazin.de/video-konferenzen-in-zeiten-von-home-office

Foto: Kurs 9 des „Major Giving Institute“ bei einer virtuellen Einheit